項目(mu)(mu)管(guan)理系統是項目(mu)(mu)的(de)管(guan)理者(zhe)應用專門管(guan)理項目(mu)(mu)的(de)系統軟件(jian)，在有限的(de)資源約束下，運用系統的(de)觀(guan)點、方(fang)法和理論，對項目(mu)(mu)涉及的(de)全(quan)部工(gong)作進行有效地管(guan)理。它從項目(mu)(mu)的(de)投資決(jue)策(ce)開始到項目(mu)(mu)結束的(de)全(quan)過程(cheng)進行計劃、組織(zhi)、指(zhi)揮、協(xie)調、控(kong)制和評價(jia)，以實現項目(mu)(mu)的(de)目(mu)(mu)標。
特征
成本預算
大(da)部(bu)分項(xiang)(xiang)目(mu)(mu)(mu)管理系統(tong)系統(tong)都可(ke)(ke)(ke)以(yi)用來(lai)(lai)(lai)獲得(de)項(xiang)(xiang)目(mu)(mu)(mu)中(zhong)各項(xiang)(xiang)活動、資(zi)源(yuan)的有關情況。人員(yuan)的工資(zi)可(ke)(ke)(ke)以(yi)按(an)小時(shi)、加班或(huo)一次(ci)性來(lai)(lai)(lai)計(ji)(ji)算(suan)，也(ye)可(ke)(ke)(ke)以(yi)具(ju)體明確(que)到期支付(fu)日；對(dui)于原材料(liao)，可(ke)(ke)(ke)以(yi)確(que)定一次(ci)性或(huo)持續成本(ben)；對(dui)各種材料(liao)，可(ke)(ke)(ke)以(yi)設立(li)相應的會計(ji)(ji)和預算(suan)代碼。另外，還(huan)可(ke)(ke)(ke)以(yi)利用用戶自定義(yi)公式來(lai)(lai)(lai)運行(xing)成本(ben)函數。大(da)部(bu)分軟件(jian)程(cheng)序都應用這一信(xin)息來(lai)(lai)(lai)幫助計(ji)(ji)算(suan)項(xiang)(xiang)目(mu)(mu)(mu)成本(ben)，在項(xiang)(xiang)目(mu)(mu)(mu)過程(cheng)中(zhong)跟蹤費(fei)(fei)用。項(xiang)(xiang)目(mu)(mu)(mu)過程(cheng)中(zhong)，隨(sui)時(shi)可(ke)(ke)(ke)以(yi)就單個(ge)資(zi)源(yuan)、團隊資(zi)源(yuan)或(huo)整個(ge)項(xiang)(xiang)目(mu)(mu)(mu)的實際成本(ben)與預算(suan)成本(ben)進行(xing)對(dui)比分析，在計(ji)(ji)劃和匯報工作中(zhong)都要用到這一信(xin)息。大(da)多數軟件(jian)程(cheng)序可(ke)(ke)(ke)以(yi)隨(sui)時(shi)顯示并打印出(chu)每(mei)項(xiang)(xiang)任務(wu)、每(mei)種資(zi)源(yuan)（人員(yuan)、機(ji)器等）或(huo)整個(ge)項(xiang)(xiang)目(mu)(mu)(mu)的費(fei)(fei)用情況。
日程表
日(ri)(ri)程(cheng)(cheng)(cheng)表程(cheng)(cheng)(cheng)序主要(yao)用來(lai)對項(xiang)(xiang)(xiang)目(mu)中各個(ge)單(dan)項(xiang)(xiang)(xiang)資(zi)(zi)源(yuan)(yuan)或一(yi)組資(zi)(zi)源(yuan)(yuan)確(que)定工(gong)作時(shi)(shi)(shi)間(jian)(jian)(jian)。可(ke)以用這(zhe)些(xie)日(ri)(ri)程(cheng)(cheng)(cheng)表計算出(chu)項(xiang)(xiang)(xiang)目(mu)的(de)進度計劃。大部分系統軟(ruan)件都對基本工(gong)作時(shi)(shi)(shi)間(jian)(jian)(jian)設置一(yi)個(ge)默(mo)認值(zhi)，比如(ru)星期(qi)一(yi)到星期(qi)五，早上(shang)8點到下(xia)午5點，中間(jian)(jian)(jian)有一(yi)小時(shi)(shi)(shi)的(de)午餐時(shi)(shi)(shi)間(jian)(jian)(jian)。對于各個(ge)單(dan)項(xiang)(xiang)(xiang)資(zi)(zi)源(yuan)(yuan)或一(yi)組資(zi)(zi)源(yuan)(yuan)，可(ke)以修改此日(ri)(ri)程(cheng)(cheng)(cheng)表。例(li)如(ru)：修改上(shang)、下(xia)班時(shi)(shi)(shi)間(jian)(jian)(jian)，按非工(gong)作時(shi)(shi)(shi)間(jian)(jian)(jian)輸入公司假期(qi)，輸入各種(zhong)換班（白(bai)天(tian)、夜(ye)晚），包(bao)括節假日(ri)(ri)以及數量單(dan)位（小時(shi)(shi)(shi)、天(tian)、周(zhou)）。匯報工(gong)作進程(cheng)(cheng)(cheng)時(shi)(shi)(shi)要(yao)用到這(zhe)些(xie)日(ri)(ri)程(cheng)(cheng)(cheng)表，它通常可(ke)以根據(ju)每(mei)個(ge)單(dan)項(xiang)(xiang)(xiang)資(zi)(zi)源(yuan)(yuan)按天(tian)、周(zhou)或月打(da)印出(chu)來(lai)，或者將(jiang)整個(ge)項(xiang)(xiang)(xiang)目(mu)的(de)日(ri)(ri)程(cheng)(cheng)(cheng)打(da)印成(cheng)一(yi)份全面的(de)，可(ke)能有墻壁大的(de)項(xiang)(xiang)(xiang)目(mu)日(ri)(ri)程(cheng)(cheng)(cheng)表。
電子郵件
一(yi)些項(xiang)目(mu)管理系統程序的(de)共(gong)同特征是(shi)可以(yi)通過(guo)電子郵件(jian)發送項(xiang)目(mu)信(xin)息(xi)。這一(yi)功能使得用戶不必通過(guo)打印機(ji)或屏(ping)幕顯示，直(zhi)接(jie)從電子郵件(jian)中獲得信(xin)息(xi)。通過(guo)電子郵件(jian)，項(xiang)目(mu)團(tuan)隊成(cheng)員可以(yi)了解重大變(bian)化，比如最新的(de)項(xiang)目(mu)計劃(hua)或進度計劃(hua)，可以(yi)掌握當前(qian)的(de)項(xiang)目(mu)工作(zuo)情況，也可以(yi)發出各(ge)種業務表(biao)格。
圖形表格
對于有大量活動事項的項目工程，人工制出一份甘特圖或網絡圖，或人工進行修改制圖是一件極其乏味而又容易出錯的工作。當前項目管理系統的一個最突出的特點是能在最新數據資料的基礎上簡便、迅速地制作各種圖表，包括甘特圖及網絡圖。有了基準計劃后，任何修改就可以輕易地輸入到系統中，圖表自動會反映出這些改變。項目管理系統可以將甘特圖中的任務連接起來，顯示出工作流程。特別是用戶可以僅用一個命令就在甘特圖和網絡圖之間來回轉換顯示。另外，圖形和表格通常有以下功能供用戶使用：
. 進行任務和關系的交互式操作處理。例如，通過圖表連接任務，改變優先關系或通過擴展活動持續顯示功能來改變活動持續時間。
. 定制格式，例如圖形大小、標題、顏色、字型以及文件布局。
. 顯示任務或成本的基準對照表。
. 突出關鍵路徑，顯示出任何活動的延緩。
. 放大或縮小顯(xian)示圖像。
資料轉換
許多項目管理系統包允許用戶從其他應用程序，比如文字處理、電子表格以及數據庫程序中獲得信息。為項目管理系統輸入信息的過程叫做轉入。例如，你只需在需要時轉入某個電子表格的信息就可以了，而大可不必將電子表格中有關人員或機器的成本信息重新鍵入項目管理系統程序，而且這樣還可能會輸入相互沖突或錯誤的資料。同樣地，常常也要把你的項目管理系統的一些信息輸入到這些應用程序中去。發出信息的過程叫做轉出。例如，可能要把對某一承包商的進度計劃報告轉出到文字處理備注文件中。
絕大部分項目管理系(xi)統程序允(yun)許把(ba)標準ASCII碼中的信(xin)息文件(jian)從Windows Clipboard轉出到SQL database, Lotus, Excel, Microsoft Project Exchange, OLE client/server, DDE client/server 以及一些其他系(xi)統中。
多項處理
有些項(xiang)(xiang)(xiang)目(mu)(mu)(mu)規模(mo)很大(da)，需要分成較小的任務集合或子項(xiang)(xiang)(xiang)目(mu)(mu)(mu)。另一種情況(kuang)(kuang)是經(jing)驗豐富(fu)的項(xiang)(xiang)(xiang)目(mu)(mu)(mu)經(jing)理(li)(li)同(tong)(tong)(tong)時管(guan)理(li)(li)好幾個項(xiang)(xiang)(xiang)目(mu)(mu)(mu)，而且，團隊成員也同(tong)(tong)(tong)時為(wei)多(duo)個項(xiang)(xiang)(xiang)目(mu)(mu)(mu)工(gong)作(zuo)，在多(duo)個項(xiang)(xiang)(xiang)目(mu)(mu)(mu)中分派(pai)工(gong)作(zuo)時間。在這種情況(kuang)(kuang)下，大(da)部分項(xiang)(xiang)(xiang)目(mu)(mu)(mu)管(guan)理(li)(li)系統(tong)程序能(neng)提供(gong)幫助。它們通常可(ke)以將多(duo)個項(xiang)(xiang)(xiang)目(mu)(mu)(mu)儲存(cun)在不同(tong)(tong)(tong)文件里，這些文件相(xiang)互(hu)連接。項(xiang)(xiang)(xiang)目(mu)(mu)(mu)管(guan)理(li)(li)系統(tong)也能(neng)在同(tong)(tong)(tong)一個文件中儲存(cun)多(duo)個項(xiang)(xiang)(xiang)目(mu)(mu)(mu)，同(tong)(tong)(tong)時處理(li)(li)幾百(bai)個甚至幾千個項(xiang)(xiang)(xiang)目(mu)(mu)(mu)，并繪制出甘特圖和(he)網絡圖。
制作報表
項目管理系統包在最初應用時，一般只有少數報表，通常是列表總結進度計劃、資源或預算。今天，決大多數項目管理系統包都有非常廣泛的報表功能。下面列出一些可制作的報表內容：
. 項目全面匯報報表。
. 項目主要階段（里程碑）報表。
. 一定時期內的各種信息，例如這一時期內完成和正在進行的任務，以及準備開始的任務。
. 財務報表，顯示全面的信息，包括所有任務、整個項目預算、超支情況、累計預算成本、實際成本以及承付款項。
.成本/進度控制系統準則（c/scsc）報表。通常美國國防部進行國防項目時要求使用這個報表。
. 對項目的各種或一組資源進行資源配置報表。
. 定制(zhi)的標準報表、交叉報表、變量基準對比表。
資源管理
項目管理(li)系(xi)統(tong)都(dou)有一份資(zi)源(yuan)(yuan)清單，列明各(ge)種(zhong)資(zi)源(yuan)(yuan)的(de)名稱、資(zi)源(yuan)(yuan)可(ke)(ke)以(yi)利(li)(li)用(yong)時(shi)間的(de)極限、資(zi)源(yuan)(yuan)標準(zhun)及過時(shi)率、資(zi)源(yuan)(yuan)的(de)收(shou)益方法(fa)和(he)文本說明。每(mei)種(zhong)資(zi)源(yuan)(yuan)都(dou)可(ke)(ke)以(yi)配(pei)(pei)(pei)以(yi)一個代碼和(he)一份成員個人的(de)計劃日(ri)程表。對每(mei)種(zhong)資(zi)源(yuan)(yuan)加以(yi)約束，比如它可(ke)(ke)被利(li)(li)用(yong)的(de)時(shi)間數量。用(yong)戶可(ke)(ke)以(yi)按百分比分為(wei)任務配(pei)(pei)(pei)置資(zi)源(yuan)(yuan)，設(she)定資(zi)源(yuan)(yuan)配(pei)(pei)(pei)置的(de)優先標準(zhun)，為(wei)同一任務分配(pei)(pei)(pei)各(ge)個資(zi)源(yuan)(yuan)，并保持對每(mei)項資(zi)源(yuan)(yuan)的(de)備注和(he)說明。系(xi)統(tong)能突出顯示(shi)并幫助(zhu)修(xiu)正(zheng)不合理(li)配(pei)(pei)(pei)置，調(diao)整和(he)修(xiu)勻資(zi)源(yuan)(yuan)配(pei)(pei)(pei)置。大部分軟件包(bao)可(ke)(ke)以(yi)為(wei)項目處理(li)數以(yi)千計的(de)資(zi)源(yuan)(yuan)。
計劃分類
在所有項目(mu)管理(li)系(xi)統(tong)包中(zhong)(zhong)，用戶都能(neng)界(jie)定需要進行的(de)(de)活動。正如軟件通常(chang)能(neng)維護資源清(qing)單(dan)，它也能(neng)維護一(yi)個活動或任(ren)務(wu)(wu)清(qing)單(dan)。用戶對每項任(ren)務(wu)(wu)選取一(yi)個標(biao)題、起始與(yu)(yu)結束日期(qi)、總結評價，以(yi)及預計(ji)工期(qi)（包括按(an)各種計(ji)時標(biao)準的(de)(de)樂(le)觀(guan)、最可能(neng)及悲觀(guan)估計(ji)），明確(que)與(yu)(yu)其他(ta)任(ren)務(wu)(wu)的(de)(de)先后順序關系(xi)以(yi)及負責人。通常(chang)，項目(mu)管理(li)系(xi)統(tong)中(zhong)(zhong)的(de)(de)項目(mu)會有幾千個相關任(ren)務(wu)(wu)。另外(wai)，大(da)部分程序可以(yi)創建(jian)工作分析結構，協助(zhu)進行計(ji)劃工作。
監督跟蹤
項目管(guan)理的(de)(de)一(yi)項基(ji)本(ben)工(gong)作是對(dui)工(gong)作進(jin)程、實(shi)(shi)際費用(yong)和實(shi)(shi)際資(zi)源(yuan)耗用(yong)進(jin)行跟(gen)(gen)蹤管(guan)理。大(da)部(bu)分(fen)項目管(guan)理系(xi)統包允(yun)許用(yong)戶確定一(yi)個(ge)基(ji)準計(ji)劃，并就實(shi)(shi)際進(jin)程及成(cheng)本(ben)與基(ji)準計(ji)劃里的(de)(de)相應(ying)部(bu)分(fen)進(jin)行比較(jiao)。大(da)部(bu)分(fen)系(xi)統能跟(gen)(gen)蹤許多活動，如進(jin)行中或(huo)已完成(cheng)的(de)(de)任務、相關(guan)(guan)的(de)(de)費用(yong)、所用(yong)的(de)(de)時間、起(qi)止(zhi)日期(qi)、實(shi)(shi)際投入(ru)或(huo)花費的(de)(de)資(zi)金、耗用(yong)的(de)(de)資(zi)源(yuan)，以及剩余的(de)(de)工(gong)期(qi)、資(zi)源(yuan)和費用(yong)。關(guan)(guan)于(yu)這些臨近(jin)和跟(gen)(gen)蹤特(te)征，管(guan)理軟件包有許多報告格(ge)式(shi)。
進度安排
在實際工作(zuo)中，項(xiang)目規模往(wang)往(wang)比較(jiao)大，人(ren)工進(jin)(jin)行(xing)進(jin)(jin)度(du)安(an)(an)(an)排(pai)(pai)活動就(jiu)顯(xian)得極為復(fu)雜了(le)。項(xiang)目管(guan)理系(xi)統包(bao)能(neng)為進(jin)(jin)度(du)安(an)(an)(an)排(pai)(pai)工作(zuo)提供廣泛的支持，而且一般(ban)是(shi)自動化(hua)的。大部分系(xi)統能(neng)根(gen)據任務和(he)資源清(qing)單(dan)以及(ji)所有相關信息制(zhi)作(zuo)甘特圖及(ji)網絡(luo)圖，對于這些清(qing)單(dan)的任何(he)變化(hua)，進(jin)(jin)度(du)安(an)(an)(an)排(pai)(pai)會自動反映出來。此外，用(yong)戶還能(neng)調(diao)度(du)重復(fu)任務，制(zhi)定進(jin)(jin)度(du)安(an)(an)(an)排(pai)(pai)任務的優先順序，進(jin)(jin)行(xing)反向進(jin)(jin)度(du)安(an)(an)(an)排(pai)(pai)（從末(mo)期(qi)到日(ri)首期(qi)），確(que)定工作(zuo)輪(lun)班，調(diao)度(du)占用(yong)時間，調(diao)度(du)任務，確(que)定最晚(wan)開始(shi)或盡早開始(shi)時間，明確(que)任務必(bi)須開始(shi)或必(bi)須結束日(ri)期(qi)，或者(zhe)是(shi)最早、最晚(wan)日(ri)期(qi)。
保密功能
項目(mu)管(guan)理系統(tong)(tong)一個(ge)相對新穎的特點(dian)是安全性(xing)。一些系統(tong)(tong)對項目(mu)管(guan)理包自身(shen)、單個(ge)項目(mu)文(wen)件(jian)、項目(mu)文(wen)件(jian)中的基(ji)本信息（例如工(gong)資）均(jun)設有(you)口令密(mi)碼(ma)。
排序篩選
利用排序(xu)(xu)(xu)，用戶可(ke)以按隨心所欲(yu)的(de)順序(xu)(xu)(xu)來(lai)瀏(liu)覽(lan)信息(xi)，比(bi)如從(cong)高到(dao)低的(de)工(gong)資(zi)率，按字母順序(xu)(xu)(xu)的(de)資(zi)源(yuan)名(ming)(ming)稱或(huo)任務(wu)名(ming)(ming)稱。大(da)部分程序(xu)(xu)(xu)有各種排序(xu)(xu)(xu)方式（例如：按名(ming)(ming)、姓等）。篩選(xuan)功能幫助(zhu)用戶選(xuan)擇出符合具體(ti)準則的(de)一些(xie)資(zi)源(yuan)。例如，某些(xie)任務(wu)要用到(dao)某種具體(ti)資(zi)源(yuan)，用戶如果想了(le)解(jie)這些(xie)任務(wu)的(de)有關信息(xi)，只需命(ming)令軟件程序(xu)(xu)(xu)忽(hu)略未使(shi)用這種的(de)任務(wu)，而只把用到(dao)這種資(zi)源(yuan)的(de)任務(wu)顯示出來(lai)就可(ke)以了(le)。
假設分析
項目管(guan)理系統(tong)(tong)一(yi)(yi)個非常實用(yong)的(de)(de)特(te)點是進(jin)行假設分析。用(yong)戶(hu)可以利用(yong)這一(yi)(yi)特(te)點來探討各(ge)種(zhong)情形的(de)(de)效果。在某一(yi)(yi)項目的(de)(de)一(yi)(yi)些節點上，用(yong)戶(hu)可以向系統(tong)(tong)詢問："如果拖延(yan)一(yi)(yi)周，會(hui)有(you)什(shen)么結果？"系統(tong)(tong)會(hui)自(zi)動計(ji)算出延(yan)遲(chi)對整個項目的(de)(de)影(ying)響，并顯示出結果。例如，某個建(jian)筑項目，要研究木(mu)材(cai)消耗率上升15%將發生(sheng)什(shen)么結果，承包商只要把(ba)這一(yi)(yi)變化輸入計(ji)算機，所有(you)的(de)(de)相關費(fei)用(yong)成本就能顯示出來。幾乎可以對項目中所有(you)變量（人員、工資率、成本）進(jin)行測試(shi)，觀(guan)察發生(sheng)具體情況的(de)(de)影(ying)響。這種(zhong)分析能使項目經理更(geng)好地控制有(you)關項目的(de)(de)各(ge)種(zhong)風險。
